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9 truques essenciais para usar o Gmail de forma eficiente: como otimizar o trabalho virtual

O Gmail é amplamente utilizado por mais de 4 bilhões de pessoas no mundo todo, mas muitos desconhecem as ferramentas avançadas que podem tornar o dia a dia mais prático. No entanto, isso está prestes a acabar, pelo menos é o que promete uma trend que viralizou no Twitter!

Com funcionalidades que vão além do envio e recebimento de e-mails, ele oferece recursos que ajudam na organização, segurança e produtividade. Se você quer otimizar seu Gmail, confira 9 dicas oferecidas pelo perfil @MartinsJoa_, que podem facilitar sua rotina em meio à tecnologia!

1. Como se livrar de e-mails promocionais com rapidez

Caixas de entrada lotadas de e-mails promocionais são um problema comum. Esses e-mails podem ocultar mensagens importantes e tornar a organização mais difícil. Felizmente, o Gmail tem uma solução simples para filtrar e remover essas mensagens de forma rápida e eficiente.

  • Digite “cancelar inscrição” na barra de pesquisa do Gmail.
  • Selecione todos os e-mails que aparecem com essa opção.
  • Exclua todos os selecionados com um único clique.

Com essa dica, você consegue se livrar de e-mails promocionais desnecessários, liberando espaço e deixando sua caixa de entrada mais organizada.

Um breve tutorial:

2. Envio de e-mails confidenciais

O envio de informações sensíveis por e-mail exige cuidado extra. Use a opção de enviar e-mails confidenciais, permitindo que você desative a capacidade de copiar, encaminhar ou baixar o conteúdo enviado. Você pode configurar uma data de expiração para o e-mail, garantindo que ele não fique acessível indefinidamente.

  • Para ativar, basta clicar no ícone de cadeado ao compor o e-mail.
  • Você também pode definir um prazo de validade para a mensagem.

Essa funcionalidade ajuda a manter informações privadas e seguras, protegendo dados importantes.

3. Atalhos de teclado para aumentar a produtividade

Os atalhos de teclado são excelentes para ganhar tempo e aumentar sua produtividade. Com eles você pode realizar várias tarefas sem precisar usar o mouse, especialmente quem lida com grande volume de e-mails.

  • Shift + I: marcar e-mails como lidos.
  • Ctrl + Enter: enviar rapidamente.
  • Ctrl + K: adicionar links.
  • C: compor um novo e-mail.
  • /: acessar a busca.
  • D: compor em uma nova janela.
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Adotar esses atalhos no dia a dia vai permitir que você responda, pesquise e organize e-mails de forma mais eficiente.

4. Agende o envio de e-mails

O recurso de agendar o envio é outra dica boa. Permite que programemos o envio de mensagens para um momento mais conveniente, mesmo que você não esteja online.

  • Clique na seta ao lado do botão “Enviar”.
  • Escolha a opção “Agendar envio”.
  • Selecione a data e a hora que desejar.

Essa funcionalidade é muito útil para organizar suas tarefas e evitar esquecimentos, garantindo que cheguem na hora certa.

5. Adie e-mails para ler depois

Para evitar que mensagens importantes sejam perdidas ou esquecidas, o Gmail permite adiar e-mails, fazendo com que reapareçam na sua caixa no momento mais adequado.

  • Clique no ícone de relógio à direita da mensagem.
  • Escolha o prazo para adiar.
  • O e-mail reaparecerá na sua caixa de entrada quando você definir.

Essa função ajuda a gerenciar melhor seu tempo, garantindo que os e-mails importantes sejam tratados quando você estiver pronto, sem se perderem.

6. Organize com etiquetas personalizadas

Manter sua caixa organizada é um desafio, especialmente se há muitos e-mails de diferentes assuntos. Com as etiquetas personalizadas, podemos categorizar e-mails de acordo com prioridades, facilitando a localização de mensagens importantes.

  • Clique no botão “Etiquetas” na barra de ferramentas.
  • Crie suas próprias etiquetas conforme a necessidade.

As etiquetas permitem que você organize seus e-mails em grupos como “Trabalho”, “Pessoal” ou “Projetos”, garantindo que tudo fique em ordem e fácil de acessar.

7. Criação de modelos de e-mail

Se você costuma enviar e-mails com conteúdo repetido, como respostas frequentes ou informações padrão, a criação de modelos de e-mail pode economizar muito tempo. Salve mensagens pré-formatadas para quando precisar!

  • Escreva o e-mail desejado.
  • Clique no menu de três pontos e selecione “Modelos”.
  • Salve o texto como um modelo.
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Os modelos são especialmente úteis para evitar que digitemos as mesmas informações repetidamente.

8. Arquivamento: o segredo para não apagar e-mails

Muitas vezes, excluímos e-mails para liberar espaço na caixa, mas isso pode levar à perda de informações importantes. Para evitar esse problema, arquive e-mails, removendo-os da sua caixa de entrada sem excluí-los.

  • Arquivar remove o e-mail da sua caixa de entrada, mas ele continua acessível em “Todos os e-mails”.

Dessa forma, você pode manter sua caixa limpa sem perder dados importantes.

9. Desfaça o envio de e-mails com um clique

É comum cometer erros, seja por um equívoco no texto ou no destinatário. O Gmail oferece a função “Desfazer envio”, permitindo que cancelemos um e-mail logo após o envio, evitando que o erro chegue ao destinatário.

  • Vá até as configurações (ícone no canto superior direito).
  • Na aba “Geral”, ative a opção “Desfazer envio”.
  • Escolha até 30 segundos para cancelar o envio de um e-mail após enviá-lo.

Esse recurso é essencial para evitar constrangimentos e dar uma segunda chance para revisar a mensagem.

Essas 9 dicas são fundamentais para quem deseja otimizar o uso do Gmail e melhorar a organização e produtividade no dia a dia. Transforme sua rotina, economize tempo e evite erros, tornando sua experiência no Gmail muito mais eficiente e prática.